Entretien Préalable

Dans le cadre d’une procédure disciplinaire, un représentant du personnel peut être amené à assister un salarié lors de l’entretien préalable à sanction. A quoi sert réellement l’entretien et dans quelle mesure le représentant du personnel peut-il intervenir ?
 
Étape 1 – Comprendre le déroulement de la procédure


Un entretien préalable doit être organisé lorsque l’employeur envisage de prononcer une sanction qui peut avoir une incidence, immédiate ou non, sur la présence du salarié dans l’entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération. L’objet de cet entretien est, d’une part, de permettre au salarié de s’expliquer sur la faute commise et d’autre part, de permettre à l’employeur d’exposer les motifs de la sanction qu’il envisage de prendre. L’idée de l’entretien préalable est d’instaurer un vrai dialogue permettant un réel débat contradictoire au cours duquel les 2 parties pourront s’exprimer, s’écouter et s’expliquer. L’entretien préalable doit se dérouler pendant les heures de travail et se tenir dans les locaux de l’entreprise, à moins que les circonstances ne justifient un autre lieu : par exemple des
travaux qui empêchent toute réunion dans les locaux. L’entretien préalable est suivi d’un délai de réflexion d’1 jour franc (ou 2 jours ouvrables en cas de licenciement), que l’employeur doit absolument respecter avant de notifier la sanction choisie au salarié.


• Étape 2 – Décoder la finalité de la présence du représentant du personnel

Dans le cadre d’une procédure disciplinaire,le salarié a la possibilité de se faire assister lors de l’entretien préalable. Ce n’est toutefois pas une obligation : le salarié a le choix de sonreprésentant et peut aussi bien choisir un des représentants du personnel que n’importe lequel des salariés de l’entreprise, voire décider
de se présenter seul à l’entretien.

L’objet de l’entretien préalable tel qu’il est prévu par le Code du travail est en effet que le salarié lui-même s’explique sur les griefs qui lui sont reprochés. Le représentant du personnel peut toutefois prendre part à la discussion si le salarié fait appel à lui, mais sans jouer un rôle d’avocat ni assurer sa défense à sa place.

En cas de maladie, le salarié empêché de venir peut également demander à un représentant du personnel de le représenter et peut même apporter des explications par écrit si l’employeur a lui-même indiqué par courrier les motifs de son projet. Cette procédure écrite n’est que facultative, puisqu’en l’absence du salarié à l’entretien, la procédure de licenciement continue.

L’employeur peut lui aussi être assisté pendant l’entretien, à condition que la personne ne soit pas extérieure à l’entreprise (exemples : expert-comptable, avocat) et que l’entretien ne se transforme pas en enquête, ni en tribunal.

Si l’entreprise appartient à un groupe, il est toutefois admis que le responsable de la société mère ou le directeur des ressources humaines du groupe puisse assister l’employeur.

De manière générale, la jurisprudence exige que l’assistance de l’employeur ne fasse pas griefs aux intérêts du salarié. Il n’est pas possible, par exemple, que l’employeur se fasse assister de trois personnes représentant la direction, peu importe qu’il soit le seul à conduire les débats. Il n’est pas opportun non plus de confronter le salarié à ses accusateurs.

De telles situations font automatiquement grief aux intérêts du salarié et la procédure serait irrégulière.

L’entretien peut avoir lieu même en cas de retard du représentant du personnel

  

Si le représentant du personnel arrive en retard à l’entretien, dans la mesure où le salarié a été convoqué régulièrement à son entretien préalable, son arrivée tardive n’aura pas pour effet de rendre la procédure irrégulière (Cass. soc., 26 janvier 2010, n° 08-40333). L’employeur pourra, pour que l’assistance du salarié soit totale, décide de reporter l’entretien mais il n’y est en aucun cas obligé.

L’employeur ne doit pas pénaliser le représentant du personnel avoir porté assistance au salarié

 

L’assistance lors d’un entretien préalable à sanction fait partie des missions des représentants du personnel. Le salarié qui prête assistance à son collègue lors de l’entretien ne doit de ce fait subir aucune réduction de rémunération. L’employeur devra également lui rembourser le cas échéant ses frais de déplacement, par exemple s’il vient d’un autre établissement.

 

Le cadre de l’entretien doit être respecté

 

Le représentant du personnel est là pour soutenir le salarié dans le cadre d’une procédure disciplinaire, pas pour faire entendre les revendications générales portées par le CE. Ces dernières doivent faire l’objet de réunions spécifiques.

De plus, le représentant du personnel

a une obligation de discrétion et est tenu au secret professionnel dans le cadre de la procédure disciplinaire pour laquelle le salarié a sollicité son assistance.

Références aux textes officiels

L’assistance du salarié lors d’un entretien préalable à une sanction